許多公司的媒介公關(guān)經(jīng)理在與記者溝通方面總出現(xiàn)“臨時抱拂腳”現(xiàn)象。有信息需要發(fā)布或者出現(xiàn)公關(guān)危機的時候才會想到去找記者朋友幫忙，平時則很少與記者或者媒體保持聯(lián)系。甚至當有記者主動提出采訪要求的時候，也會盡量拒絕。這種情況造成的后果有二、其一，每次都是為了發(fā)消息而發(fā)消息，新聞價值偏小。記者寫出來的稿件也一般都只有骨頭沒有肉。其二，由于缺乏與記者的日常關(guān)系維護，往往很難找到“關(guān)鍵先生”，不得已只好通過
公關(guān)活動策劃公司或?qū)訉游信笥眩P(guān)費用過高，效果變差。
那么，如何與記者保持互動呢，應(yīng)該作到以下的要點。
1、給記者分類，培養(yǎng)核心記者圈。
2、保持日常信息的供給，成為記者的參謀。
3、成為行業(yè)的專家，讓記者樂意與你進行溝通。
4、及時反饋記者的采訪要求。
5、做做背后的工作
給記者分類，培養(yǎng)核心記者圈
發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)骨干記者是提升媒介通路質(zhì)量與效率的重要途徑。
記者可分為以下幾種，一種是可以重用的。他們是真正朋友性質(zhì)的人。與你有良好的私交，與企業(yè)有著長期的交往。有時候，這個企業(yè)或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在早期就與這部分記者保持著良好的關(guān)系，他們?yōu)槠髽I(yè)最早的形象傳播了很多努力。這部分記者一般來說，會自我感覺對企業(yè)以及媒介公關(guān)經(jīng)理本人有一定的義務(wù)。通常來說，企業(yè)當?shù)厮诔鞘械膶I(yè)領(lǐng)域記者以及最早參與報道企業(yè)的全國性、專業(yè)性媒體記者屬于此類。由于記者必須保證條口中的新聞渠道，所以他們一般樂于與自己條口的企業(yè)保持良好的關(guān)系。
第二種，可以利用的，但不可信任的記者。這部分記者一般不是專業(yè)條口記者，他們往往是在某個重大新聞發(fā)生時才會趕過來尋找新聞線索。對他們來說，企業(yè)只是提供新聞素材的基地。
第三種屬于惹不起的記者。這種記者一般希望通過采訪的形式為自己撈到什么實質(zhì)性的利益，目的如果達不到，就反打一耙，搖身變?yōu)閷ｉT揭露企業(yè)經(jīng)營黑幕的正義人士。
第四種是維護性質(zhì)的記者，他們一般年齡偏大，在報社中屬于元老級別的人物，但是交游廣闊。對一個媒介公關(guān)經(jīng)理而言，必須把自己所掌握的記者明確地進行劃分，然后對屬于第一類和第四類的記者進行重點關(guān)系維護。對第三類記者，則以躲為主。媒介公關(guān)經(jīng)理必須牢記一點，自己所作的工作光明正大，一方面為有新聞素材需要的記者提供資源，另一方面借此為企業(yè)進行形象宣傳。而不是說媒介公關(guān)經(jīng)理就是需要與記者進行暗中交易，所以，對流露出有一定欲望的記者，尤其是對主動提出采訪要求的各類報紙的專版編輯一定要提高警惕，以躲為上。
在我的記者關(guān)系表格中，有專門的一欄，用來填寫“記者是否感覺對公司有義務(wù)”。事實上，一個真正與企業(yè)和媒介公關(guān)經(jīng)理保持良好關(guān)系的記者，往往會覺得有一定的義務(wù)感，而有著特殊目的或者“萍水相逢”型的記者則沒有。
保持日常信息的供給
對記者來說，如果保持有一定的新聞信息的來源是非常必須與重要的。一個企業(yè)的媒介公關(guān)經(jīng)理其實完全有能力做到這一點。一個企業(yè)的人、財、物、進、銷、存，各個方面、各個領(lǐng)域每天都會發(fā)生各種新鮮事。這些事件可能從表面看來對企業(yè)形象的宣傳幫助并不大，但是畢竟可以挖掘到其中的新聞價值，所以如果有專人負責每天進行提煉，同時提供給記者，長期堅持，效果就會相當不錯。
在工作實踐中，我總是安排員工把公司網(wǎng)站上更新的新聞，以及公司的內(nèi)部刊物等第一時間送給記者，我們甚至建立了一個專門的公開郵箱，長期聯(lián)系的記者每個人都擁有郵箱的密碼，一有新聞就即時發(fā)送上去。通過這種方式，我與記者建立一種常規(guī)的溝通機制，讓記者感受到，在日常生活中，有一個人和公司經(jīng)常惦記著他們，而他們也通過這種方式，逐漸了解企業(yè)，并開始關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，以至于對企業(yè)有著某種好感。最重要的是，我讓他們感覺到，這樣做的目的，并不是為了讓企業(yè)的新聞得到更多的宣傳，我們只是在盡量為記者提供素材。
其實，企業(yè)有很多調(diào)研報告和行業(yè)資料，是記者沒有的，對于市場和產(chǎn)品，記者也是不如行業(yè)內(nèi)部人熟悉的，給他們及時提供一些他們所需、同時由有利于公司形象傳播的資料，可以對記者形成非常有效的幫助。通常來說，對大量的消費者影響大的事件、對行業(yè)影響重大的事件、企業(yè)員工身上發(fā)生的具有普遍社會意義的事件都是記者所關(guān)注的。
讓自己成為行業(yè)的專家
一個專業(yè)的媒介公關(guān)經(jīng)理，應(yīng)該是本行業(yè)的專家。你應(yīng)該對自己企業(yè)所在行業(yè)的市場營銷、產(chǎn)品、技術(shù)、品牌等相關(guān)知識有足夠的涉獵和掌握，甚至對競爭對手、上下游產(chǎn)業(yè)都非常熟悉，讓自己成為一個信息庫和數(shù)據(jù)庫。讓記者覺得你有溝通的價值，能夠給他的思路和文章提供一些借鑒和參考。現(xiàn)在，我所接觸的很多記者在做家電領(lǐng)域的文章時，都會把我當成業(yè)內(nèi)專家進行采訪，甚至他們還會介紹自己的朋友或同事在做類似選題時征求我的意見或者進行相關(guān)的采訪。通過這鐘方式，我們保持了非常好的關(guān)系。當然，需要注意的是，任何專家的身份都不容許隨意泄露企業(yè)的經(jīng)營機密，當然也必須保持一種客觀的態(tài)度面對競爭對手和合作伙伴。如果有時候覺得身份不適合透漏，那么別忘叮囑你的記者朋友一定要以“一位不愿透漏姓名的行業(yè)專家”身份來為你的發(fā)言最出處。
及時反饋對記者的采訪要求一定要做積極的正面的答復(fù)，無論他們的報道是正面的或者是負面的。
假如是一個陌生的記者提出有采訪的要求，那么作為公司的媒介公關(guān)負責人應(yīng)該第一時間發(fā)出公司及個人的感謝，并表達希望建立長期合作的愿望。另外，對負面消息的報道，通過對記者的溝通，我們可以了解是記者做報道的出發(fā)點，是個人所為還是背后的編輯以及媒介高層的因素。這樣我們可以做到有的放矢，以最快的速度進行危機公關(guān)。
做做背后的工作
建立與媒體編輯、新聞部主任乃至報社其他高層領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系。會對媒介公關(guān)經(jīng)理日常工作的開展比較有利。決定新聞稿件如何發(fā)表的并不是記者本人，還有記者背后的其他人員的工作，他們充當著更為嚴厲的把關(guān)人的作用。而且，相對而言，媒體編輯、新聞部門責任人的新聞意識比普通記者有更高的修養(yǎng)，通過與他們的交流，一方面可以為記者發(fā)稿創(chuàng)造更為有利的局面，另一方面也可以獲取更多的建議和指導(dǎo)。
當然，在與媒體保持關(guān)系的過程中，必須做到細致、有序。我們完全可以采用量化的方式進行工作。我
廣州活動策劃公司的員工的記者關(guān)系表格中，對一些特殊的日子，比如記者的生日、結(jié)婚紀念日都有很明確的標記，一些很小的細節(jié)都可以為你的關(guān)系維護做出很大的幫助。2005年勞動節(jié)期間，南京日報集團下屬的南京日報、江蘇商報、金陵晚報等幾家報紙同時搬遷到新的報業(yè)大廈，5月9日，我們?yōu)槊恳粋€熟悉的記者都送上了一個花籃。我親自做在花店的依維柯送花車上趕過去，當發(fā)現(xiàn)，記者的房間剛剛裝修完畢，還有一定異味的時候，我又安排員工第二天購買了一批小盆載送往報社。我們與這個報業(yè)集團記者的關(guān)系一直保持非常友好。
